Ilustrasi Proses Purchase Order (PO) menuju Persetujuan (ACC)
Dalam lanskap bisnis modern, terutama yang melibatkan transaksi pengadaan barang atau jasa, terdapat serangkaian akronim yang sering muncul dan sangat penting untuk dipahami. Salah satu kombinasi istilah yang krusial adalah PO ACC. Bagi profesional pengadaan, keuangan, atau operasional, mengetahui apa arti dan bagaimana alur kerja di balik PO ACC dapat menentukan efisiensi dan kepatuhan perusahaan.
PO adalah singkatan dari Purchase Order (Pesanan Pembelian). Dokumen ini adalah tawaran resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, menyatakan jenis, jumlah, dan harga barang atau jasa yang disepakati. PO berfungsi sebagai kontrak yang mengikat secara hukum setelah diterima dan disetujui oleh pihak penjual. Keberadaan PO memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai transaksi yang akan dilakukan, meminimalisir perselisihan di kemudian hari terkait spesifikasi atau harga.
Fungsi utama PO meliputi:
Di konteks PO, ACC hampir selalu merujuk pada Approval (Persetujuan) atau, dalam beberapa kasus, Acceptance (Penerimaan). Istilah ini menandakan tahap validasi internal dalam perusahaan pembeli sebelum PO tersebut benar-benar dikirimkan kepada pemasok.
Persetujuan adalah langkah kritis di mana permintaan pembelian yang diajukan oleh departemen terkait harus melalui rantai komando hierarkis dalam organisasi. Misalnya, pembelian di bawah nilai tertentu mungkin hanya memerlukan persetujuan Manajer Departemen, sementara pembelian bernilai besar harus mendapat lampu hijau dari Direktur Keuangan atau CEO.
Proses ini memastikan bahwa:
Meskipun jarang, ACC juga bisa merujuk pada 'Acceptance' oleh vendor atas syarat dan ketentuan dalam PO, namun dalam alur kerja internal, 'Approval' lebih dominan mewakili konteks PO ACC.
Siklus PO ACC adalah inti dari proses Procure-to-Pay (P2P) yang efisien. Alur dasarnya adalah sebagai berikut:
1. Permintaan (Requisition): Suatu departemen menyadari kebutuhan akan barang/jasa dan membuat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition).
2. Pembuatan PO: Setelah permintaan divalidasi oleh departemen pengadaan, Purchase Order (PO) dibuat. Pada titik ini, PO masih bersifat 'draf' atau menunggu validasi akhir.
3. Proses ACC (Approval): PO yang sudah dibuat harus melalui jalur persetujuan yang telah ditetapkan. Sistem ERP atau perangkat lunak pengadaan modern sering kali mengotomatisasi jalur ini berdasarkan nilai atau kategori barang.
4. PO ACC Terbit: Ketika semua tingkatan manajemen yang berwenang memberikan persetujuan (ACC), status PO berubah menjadi 'Approved' atau PO ACC. Ini menandakan bahwa dokumen tersebut sah dan siap dikirimkan ke vendor.
5. Pengiriman ke Vendor: PO yang sudah di-ACC dikirimkan kepada pemasok untuk dieksekusi.
Di perusahaan skala menengah hingga besar, mengelola proses PO ACC secara manual (menggunakan kertas atau email berantai) sangat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia, seperti persetujuan ganda atau hilangnya dokumen. Oleh karena itu, implementasi sistem otomatisasi pengadaan (e-Procurement) sangat penting.
Sistem digital memungkinkan:
Secara ringkas, PO ACC bukan hanya sekadar dua huruf yang dituliskan pada dokumen, melainkan penanda bahwa transaksi pengadaan telah melewati semua lapisan kontrol internal yang diperlukan, menjamin integritas finansial perusahaan sebelum komitmen eksternal dibuat. Menguasai alur kerja PO ACC adalah kunci untuk menjaga kesehatan rantai pasok dan keuangan perusahaan.