Panduan Lengkap: Cara ACC (Access/Menerima) Peserta di Google Meet

Google Meet telah menjadi platform esensial untuk komunikasi jarak jauh, baik untuk keperluan akademik maupun profesional. Salah satu tantangan yang sering dihadapi oleh penyelenggara rapat (host) adalah bagaimana cara menerima (ACC) peserta yang mencoba bergabung, terutama ketika pengaturan keamanan rapat diaktifkan. Proses "ACC" atau "mengakui masuk" ini sangat penting untuk menjaga keamanan dan alur rapat.

Memahami Pengaturan Keamanan Rapat

Secara default, jika Anda menggunakan akun pribadi (non-Google Workspace) atau jika Anda membuat rapat melalui tautan publik, peserta biasanya dapat langsung bergabung. Namun, isu "ACC" muncul ketika:

1. Rapat dijadwalkan melalui akun Google Workspace tertentu (seperti institusi pendidikan atau perusahaan).
2. Pengaturan keamanan rapat diaktifkan untuk hanya mengizinkan peserta dari dalam organisasi yang sama bergabung secara otomatis.
3. Peserta mencoba bergabung menggunakan akun yang berbeda dengan yang diundang.

Ketika salah satu kondisi di atas terpenuhi, peserta yang mencoba bergabung akan masuk ke "ruang tunggu" (waiting room) dan harus menunggu persetujuan dari host atau co-host. Di sinilah peran Anda sebagai pengelola rapat sangat krusial.

Langkah-Langkah Cara ACC Peserta di Google Meet

Proses untuk menerima peserta yang berada di ruang tunggu sangatlah intuitif. Pastikan Anda telah menjadi host atau co-host rapat untuk dapat melakukan verifikasi ini.

1. Perhatikan Notifikasi di Layar Anda

Saat ada peserta yang meminta izin untuk bergabung, Google Meet akan menampilkan notifikasi pop-up di sudut layar Anda (biasanya kanan bawah atau atas, tergantung perangkat). Notifikasi ini akan menampilkan nama peserta yang menunggu.

2. Klik "Izinkan" (Admit)

Untuk segera meng-ACC peserta tersebut, cukup klik tombol "Izinkan" atau "Admit". Peserta tersebut akan langsung masuk ke dalam sesi konferensi Anda.

3. Mengelola Daftar Peserta yang Menunggu

Jika notifikasi pop-up terlewatkan, atau jika ada banyak orang yang menunggu, Anda perlu mengakses panel peserta:

1. Buka Panel Peserta: Cari dan klik ikon orang (biasanya di bagian bawah atau samping layar) untuk menampilkan daftar semua peserta.
2. Cari Bagian "Yang Menunggu": Di bagian atas daftar peserta, akan ada bagian yang bertuliskan "Orang yang menunggu" (People waiting) atau semacamnya.
3. Verifikasi dan ACC: Di samping nama setiap orang yang menunggu, akan ada tombol "Izinkan" atau ikon centang. Klik tombol tersebut untuk masing-masing nama yang ingin Anda terima dalam rapat.

Tips Tambahan untuk Pengelolaan Rapat yang Efektif

Mengelola peserta secara manual bisa melelahkan dalam rapat besar. Berikut adalah beberapa strategi untuk mempermudah proses ACC:

• Tetapkan Co-Host: Jika Anda adalah host utama, tugaskan satu atau dua rekan tepercaya sebagai co-host. Co-host juga memiliki izin untuk menerima atau mengeluarkan peserta, sehingga beban verifikasi terbagi.
• Gunakan Tautan Undangan Resmi: Selalu dorong peserta untuk menggunakan tautan kalender Google Meet yang telah dikirimkan sebelumnya. Peserta yang bergabung melalui tautan yang benar seringkali diizinkan masuk secara otomatis, kecuali jika keamanan sangat ketat.
• Periksa Pengaturan Rapat Sebelum Mulai: Sebelum rapat dimulai, klik ikon keamanan (biasanya berbentuk perisai atau gembok) di antarmuka Meet. Pastikan Anda mengatur siapa yang dapat bergabung langsung dan siapa yang harus menunggu persetujuan Anda.
• Gunakan Nama yang Jelas: Minta peserta untuk mengganti nama akun mereka menjadi nama asli (jika perlu). Hal ini memudahkan Anda memverifikasi apakah orang yang meminta masuk adalah orang yang benar-benar diundang.

Menguasai cara acc di Google Meet memastikan bahwa rapat Anda berjalan lancar, profesional, dan tetap aman dari penyusup yang tidak diinginkan. Prosesnya cepat, namun memerlukan perhatian aktif dari host.